Cet article explique comment utiliser le CRM de gestion d’organisme de formation pour assurer le suivi des compétences des formateurs et le pilotage de leur plan de formation. Ces fonctionnalités sont essentielles pour garantir la conformité réglementaire, la qualité pédagogique et l’anticipation des renouvellements.
🎯 Objectifs du suivi
Le suivi des compétences et du plan de formation permet de :
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Vérifier que chaque formateur est qualifié et à jour sur ses habilitations
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Identifier rapidement les compétences expirées ou à renouveler
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Planifier les formations à venir
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Disposer d’une traçabilité complète en cas d’audit (Qualiopi, financeurs, inspection)
🧩 Accès aux compétences d’un formateur
Depuis la fiche Contact > Formateur> Vue oeil , onglet Compétences, vous visualisez l’ensemble des qualifications associées au formateur.
Chaque ligne correspond à une compétence déclarée.
Champs disponibles
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Spécialité : domaine de compétence (ex. : Ergonomie, Secourisme)
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Titre : intitulé de la qualification ou du rôle (ex. : Formateur SST)
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Référence : numéro de certificat, diplôme ou attestation
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Fin de validité : date d’expiration de la compétence
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Statut visuel :
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Date normale → compétence valide
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Date en rouge + mention expirée → compétence non valide
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Actions possibles
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✏️ Modifier une compétence
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🗑️ Supprimer une compétence
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➕ Ajouter une nouvelle compétence
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💾 Enregistrer l’ensemble des modifications
💡 Bonnes pratiques :
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Toujours renseigner une date de fin de validité si la compétence est soumise à renouvellement
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Utiliser la référence officielle (certificat, habilitation, diplôme)
📚 Plan de formation du formateur
Sous le bloc Compétences se trouve le Plan de formation, qui permet de suivre les formations suivies ou prévues pour le formateur.
Informations suivies
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Intitulé de la formation
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Date de début
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Date de fin
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Coût (si applicable)
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Statut :
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Prévue
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En cours
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Réalisée
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Organisme de formation
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Commentaires (objectifs, lien avec compétences, observations)
Actions possibles
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➕ Ajouter une formation au plan
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✏️ Modifier une formation existante
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🗑️ Supprimer une formation
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💾 Enregistrer les formations
🔁 Lien entre compétences et plan de formation
Le plan de formation est directement lié au suivi des compétences :
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Une compétence expirée peut déclencher une formation de renouvellement
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Une nouvelle compétence à acquérir peut être anticipée via une formation prévue
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Le plan de formation permet de justifier les montées en compétences
🛡️ Conformité et audits
Ces données sont essentielles pour :
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Répondre aux exigences Qualiopi
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Justifier la qualification des intervenants
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Sécuriser la programmation des formations
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Éviter qu’un formateur intervienne avec une compétence expirée
✅ Toutes les informations sont historisées dans la fiche du formateur et consultables à tout moment.
✔️ Bonnes pratiques recommandées
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Mettre à jour les compétences dès réception d’un nouveau certificat
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Vérifier régulièrement les dates de fin de validité
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Anticiper les renouvellements via le plan de formation
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Centraliser tous les justificatifs (liens, dossiers, commentaires)
📌 À retenir
Le suivi des compétences et du plan de formation dans le CRM permet une gestion proactive, sécurisée et conforme des formateurs. C’est un outil clé pour la qualité et la pérennité de l’organisme de formation.